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dopo sei anni come dipendende di uno studio di geologia mi ritrovo forzosamente a fronteggiare la libera professione. sorvolando miseramente il caos della gestione contabile... avete consigli da darmi sulla gestione della sala da pranz..hem..dell'ufficio?
intendo dire: la vecchia ditta aveva una segretaria che gestiva protocollo, commesse, numeri di archivio, contabilità, preventivi accettati e non...
io avendo meno lavori avrò una gestione meno complessa, ma col tempo si spera... voi come siete organizzati?
grazie!
M2

Per prima cosa ti consiglio il massimo dell'ordine informatico: esempio cartella per ogni anno di lavoro suddivisa in lavori in corso, lavori in attesa, lavori da riscuotere, lavori terminati
seconda cosa dai un numero di riferimento ad ogni lavoro (io do un progressivo totale alle relazioni, apponendo come suffisso l'anno di redazione).
Poi lo stesso ordine anche con l'archivio.
Per quanto riguarda l'altro aspetto di archiviazione temporanea io me la cavo con un cassetto raccoglitore dove ogni cartellina suddivide: preventivi, progetti di notula, fatture del trimestre (o del mese dipende dal tuo regime iva), fatture passive ecc.
In bocca al lupo

Mi piace la definizione di "fatture passive".
Credo che siano quelle non riscosse e per le quali il committente ti ha assicurato (forse anche giurato) che "passerà a fine mese"?
Saluti

No, sono quelle che devo pagare io (telefono, acquisti vari ecc)

Aggiungo un suggerimento:
prepara un file (meglio se access) di archivio che sintetizzi (per campi) anche i contenuti dei lavori,sopralluoghi e gli elaborati redatti, (carte, scala, sezioni, rilevamenti, indagini, tipi di indagini, impresa che le ha svolte, ecc), numero di copie predisposte,ecc.
Codifica sempre i lavori in maniera univoca!

Magari aggiungi anche una sottomaschera riguardante gli aspetti contabili (acconti, RA, iva, solleciti, decreti ingiuntivi, se hai perso le speranze di essere pagato).

Se usi cartografia georeferenziata puoi altresì costruire un database indagini e un database con ubicazione delle aree di lavoro. Quando (ti auguro) tra qualche anno avrai accumulato molti lavori gli archivi potranno tornarti utili.

Visto che inizi adesso (ti faccio l'in bocca al lupo) mi auguro che durante la pregressa collaborazione abbia imparato una cosa fondamentale della professione,che non è il saper rilevare, fare sismiche, elaborare dati, usare il gis, scrivere bene le relazioni, ecc, bensì SAPERSI FARSI PAGARE!!

Altrimenti ti giochi il fegato!!
Spero di averti aiutato un pò!
ciao

Vi ringrazio a tutti!
avevo pensato alcune di queste cose ma temevo di aver esagerato, invece....
devo organizzare anche un protocollo per le lettere e i preventivi... ma lavorando molto con mail e pec mi sembra strano dover stampare tutto per assegnargli un protocollo

ero nel dubbio se poi archiviare in una cartella tutto ciò che riguarda un particolare lavoro, ma forse è meglio lasciare preventivi, lettere e proposte di notula (e un giorno anche notule vere e proprie si spera!) separate dal resto. poi collegare tutto nel database.
ora come ora tutto questo lavoro è sovradimensionato, ma meglio partire così ora piuttosto che doverci pensare fra un paio d'anni..no?

però mi piace l'idea di poter organizzare il mio modo di lavorare, quindi non mi peserà affatto!
ho trovato un programmino libero per la gestione della clientela e delle notule anche se quello è tutt'ora un mondo inesplorato!

@geovito: temo di non aver imparato a farmi pagare, visto che la vecchia ditta ancora non mi ha pagato neanche un terzo di quello che mi deve! che devo dire...imparerò!
M2

esistono software molto economici che gestiscono la fatturazione e i preventivi e che possono aiutare a gestire i clienti e i pagamenti ma un consiglio che do è quello di imparare a fare il pdf di ogni lavoro comprensivo degli allegati appena terminato in modo da avere un file con tutto ciò che è stato prodotto, anche se non hai la versione di acrobat full della adobe esistono come ben saprai molti driver che consentono gratuitamente di installare stampanti virtuali con uscita in pdf, personalmente trovo estremamente interessante tale prassi che consente anche la parziale eliminazione dell'archivio cartaceo.

quello che sto provando io è un freeware che si chiama Gespra 5.5 e mi sembra ben fatto anche se ha poche possibilità di modifica e non saprei come integrarlo con il db di access che sto creando sui vostri suggerimenti.. quindi temo che tra poco lo abbandonerò per fare un unico grande database!
anche io faccio sempre i pdf anche perchè, se non diversamente richiesto, io oltre al cartaceo consegno solo quelli!
M2

una ulteriore perversione mentale...
come organizzare il protocollo ?
sto preparando un foglio excel con:
numero
data
da
a
oggetto
mezzo(raccomandata, pec, mail, boh..)


ho visto che la vecchia ditta utilizzava tutta una codifica per il numero, ma non so se valga la pena... magari basta segnare 01/2012 o solo 01, o...
i preventivi li dovrò segnare, ma le proposte di notula e le notule? hanno numero a sè?
sto esagerando?
M2